Calendario editorial: cómo dejar la hoja de cálculo sin perder el control

Casi todo equipo de redes sociales empieza en una hoja de cálculo. Tiene sentido: es gratis, todos saben usarla y cada post cabe en una fila. El problema aparece poco a poco, con el tercer o el cuarto cliente.

Dónde empieza a fallar la hoja de cálculo

• Los archivos viven en otro lado. La fila dice "Reel del lanzamiento", pero el video está en una carpeta de Drive, la versión 2 en WhatsApp y el copy final en otro documento.
• Nadie sabe en qué punto está. "En edición" se escribió el lunes; el editor terminó el miércoles y no cambió la celda.
• La aprobación pasa por fuera. El cliente responde "adelante" en medio de otra conversación, y una semana después nadie recuerda si era la versión correcta.
• Cada cliente tiene su pestaña, y ver la semana de todo el equipo es abrir diez.

Nada de esto es falta de disciplina. Es la herramienta pidiéndole a la gente que recuerde lo que ella no guarda.

Lo que necesita un calendario

Un buen calendario editorial responde siete preguntas de cada post sin que nadie tenga que preguntar:

1. Cuándo sale — día y hora.
2. Qué es — el formato: imagen, Reel, carrusel.
3. Adónde va — las redes.
4. En qué punto está — un estado que todos actualizan: sin iniciar, en rodaje, en edición, finalizado, programado, publicado.
5. Quién se encarga — una persona, no "el equipo".
6. Qué dice — guion y copy, en el propio post.
7. Con qué — los archivos, con sus versiones y la decisión del cliente en cada una.

Si alguna de esas respuestas queda fuera del calendario, ahí es donde se pierde el trabajo.

Una rutina semanal que funciona

• Lunes: planificar la semana siguiente. Quien planifica pone los posts en sus días, con formato, red y responsable. El guion puede quedar en blanco, pero su lugar ya existe.
• Durante la semana: cambiar el estado en el propio post. Lo grabaste: "en rodaje". Lo editaste: "en edición". Eso es lo que hace corto el lunes siguiente.
• Miércoles: enviar al cliente para aprobar lo que estará listo el viernes, con un solo enlace y no con cinco mensajes.
• Viernes: mirar lo que se atrasó. Un post que sigue "en edición" la víspera es la conversación que tiene que pasar hoy, no mañana.

Cómo cambiar en una semana

No migres el historial. Empieza por lo que todavía va a pasar:

1. Día 1: crea un equipo por cliente e invita a quienes trabajan en él.
2. Día 2: carga las próximas dos semanas de posts, solo con día, formato y responsable.
3. Días 3 y 4: quien produce sube los archivos al post y cambia el estado ahí, ya no en el grupo.
4. Día 5: envía la primera aprobación al cliente desde el calendario.

La hoja de cálculo queda como archivo del pasado. En dos semanas, nadie la abre.

¿Quieres ver cómo funciona en Tucan? El paso a paso está en Crear posts y tareas e Invitar a tu equipo.