Calendário editorial: como sair da planilha sem perder o controle

Quase toda equipe de social media começa numa planilha. Faz sentido: é grátis, todo mundo sabe usar e cabe tudo numa linha por post. O problema aparece devagar, com o terceiro ou o quarto cliente.

Onde a planilha começa a falhar

• Os arquivos moram em outro lugar. A linha diz "Reel do lançamento", mas o vídeo está numa pasta do Drive, a versão 2 está no WhatsApp e a legenda final ficou num documento à parte.
• Ninguém sabe em que pé está. "Em edição" foi escrito na segunda; o editor terminou na quarta e não mudou a célula.
• A aprovação acontece fora dela. O cliente responde "pode ir" no meio de outra conversa, e uma semana depois ninguém lembra se foi a versão certa.
• Cada cliente tem a sua aba, e ver a semana da equipe inteira vira abrir dez abas.

Nenhum desses problemas é falta de disciplina. É a ferramenta pedindo que as pessoas lembrem o que ela não guarda.

O que um calendário precisa ter

Um bom calendário editorial responde, para cada post, a sete perguntas sem ninguém precisar perguntar:

1. Quando sai — dia e hora.
2. O que é — o formato: imagem, Reel, carrossel.
3. Para onde vai — as redes.
4. Em que pé está — um status que todos atualizam: não iniciado, em gravação, em edição, finalizado, programado, publicado.
5. Quem cuida — um responsável, não "a equipe".
6. O que diz — roteiro e legenda, no próprio post.
7. Com o que — os arquivos, com as versões e a decisão do cliente em cada uma.

Se uma dessas respostas está fora do calendário, é ali que o trabalho vai se perder.

Uma rotina semanal que funciona

• Segunda: planejar a semana seguinte. Quem planeja coloca os posts nos dias, com formato, rede e responsável. O roteiro pode ficar em branco, mas o lugar dele já existe.
• Ao longo da semana: mudar o status no próprio post. Gravou, mudou para "em gravação". Editou, "em edição". É o que deixa a segunda-feira seguinte curta.
• Quarta: mandar para o cliente aprovar o que fica pronto até sexta, por um link só, e não por cinco mensagens.
• Sexta: olhar o que atrasou. Um post que ainda está "em edição" na véspera é a conversa que precisa acontecer hoje, não amanhã.

Como trocar em uma semana

Não migre o histórico. Comece pelo que ainda vai acontecer:

1. Dia 1: crie uma equipe por cliente e convide quem trabalha nela.
2. Dia 2: lance as próximas duas semanas de posts, só com dia, formato e responsável.
3. Dias 3 e 4: quem produz passa a subir os arquivos no post e a mudar o status ali, e não mais no grupo.
4. Dia 5: mande a primeira aprovação ao cliente pelo calendário.

A planilha fica como arquivo do passado. Em duas semanas, ninguém mais abre ela.

Quer ver como isso funciona no Tucan? O passo a passo está em Criar posts e tarefas e Convidar a equipe.